Más proyectos, el mismo equipo: ¿hasta cuándo es sostenible?
Gustavo Ferro, Director General
10/19/20262 min read
Aceptar nuevos proyectos también implica decidir con qué capacidad se van a ejecutar. Cuando esa decisión se omite, el crecimiento puede convertirse en sobrecarga.
Un proyecto nuevo, una solicitud urgente y una fecha de entrega que no se puede mover. Todo llega al mismo equipo, que además debe mantener la operación cotidiana.
Al principio, la respuesta suele ser repartir tareas y aumentar el esfuerzo. Sin embargo, cuando esta dinámica se vuelve constante, los pendientes se acumulan, las revisiones se apresuran y los compromisos empiezan a competir entre sí.
La sobrecarga aparece cuando el volumen de trabajo supera el tiempo, los recursos o la capacidad disponible. Detectarla permite intervenir antes de que el desgaste se traduzca en problemas de ejecución.
Las señales que conviene atender
Una señal evidente es el incumplimiento recurrente de fechas. También hay otras: actividades que dependen de una sola persona, prioridades que cambian sin ajustar los planes y líderes que dedican gran parte del día a perseguir avances.
Cuando cada nueva solicitud se suma a las anteriores, sin revisar compromisos, el equipo termina absorbiendo una demanda que nadie ha evaluado de forma integral.
Las consecuencias pueden incluir retrabajo, errores, pérdida de calidad y menor capacidad para anticipar riesgos. Incluso puede resultar difícil distinguir entre un proyecto que avanza y uno que simplemente mantiene a muchas personas ocupadas.
Antes de aceptar más trabajo, hay que revisar la capacidad
La primera medida es reunir una visión completa de los proyectos activos: qué deben entregar, en qué fechas, quién participa y qué dependencias existen.
Después, corresponde contrastar esa demanda con la disponibilidad real del equipo. Una persona asignada a varios proyectos también necesita tiempo para reuniones, revisiones, imprevistos y actividades operativas.
Con esa información, la empresa puede decidir qué priorizar, qué reprogramar, qué alcance ajustar y dónde incorporar apoyo.
Incorporar gestión donde hace falta
En algunos casos, el equipo cuenta con los conocimientos necesarios, pero necesita una persona que organice el trabajo, coordine áreas y dé seguimiento a los compromisos. Un Project Manager puede aportar esa capacidad.
Si el cuello de botella está en la ejecución técnica, también será necesario revisar los recursos especializados. La solución debe corresponder al origen de la sobrecarga.
Antes de sumar el siguiente proyecto, conviene responder dos preguntas: quién lo ejecutará y quién tendrá la responsabilidad de dirigirlo. Hacerlas a tiempo ayuda a proteger tanto los resultados como la capacidad del equipo.
